Planear un evento es una tarea que requiere agilidad, creatividad y contactos, saber desenvolverse en un ambiente social, ser cuidadoso en los detalles y tener buen gusto, sin importar la magnitud del evento, el motivo o el tema, debes tener en cuenta los siguientes pasos:
1. El primer paso es conocer qué tipo de evento será, para cuántas personas, si tienen en mente unas locación específica, definir si será de día de noche, interior o exterior. En esta etapa también se debe dejar claro el presupuesto, cada ajuste o exceso que haya que pagar debe ser consultado y analizado. Con el dinero se debe ser muy inteligente para no gastar de más en nimiedades que no lo ameritan.
2. Guiándote por las pautas y el presupuesto es momento de empezar a ubicar locaciones y disponibilidad para la fecha. Cuando se alquila un salón, una finca o un club y no se conoce es casi que obligatorio ver en vivo la propiedad para no llevarse sorpresas.
3. Organiza una lista de invitados, las tarjetas deben enviarse al menos un mes antes del evento y que sea obligatorio confirmar asistencia con al menos 15 días de anticipación, así sabrán si es necesario reubicar mesas o reducir las comidas.
4. Ubica todo el personal que necesites (floristería, chef, meseros, orquesta, y todos aquellos profesionales del espectáculo que sean necesarios para tu evento) esta tarea es recomendable dejarla a cargo de una persona con la experiencia y los contactos adecuados, así no tendrás tu que estar coordinando con cada una de los involucradas en el evento.
5. Además de la locación, las bebidas y comidas, otro punto que no puede pasar por alto es la música, esta debe ir de acorde al tipo de evento, pero en la medida de lo posible es aconsejable contratar músicos en vivo, que tocan e interactúan con los invitados, estas personas suelen tener experiencia desenvolviéndose en escenarios y tratando con público.
6. La decoración, la iluminación y la seguridad son puntos que deben ir presentes durante toda la ejecución y organización del evento.
7. Aclarar con los meseros la forma en la que se servirá el alcohol y las pausas que deben tener sin ser groseros antes de servirle otro trago a alguien que se encuentre en estado de embriaguez.
8. Al día siguiente o al finalizar la fiesta encargarse de recoger todo. Para organizar un evento inolvidable y exitoso solo necesitas las ganas, la creatividad y la concentración, anímate.