Cerrar un negocio es uno de los momentos más significativos para una persona dedicada a la actividad comercial o profesional. Los reglas de protocolo y etiqueta proyecten confianza y profesionalismo, regirse por ellas no es exclusivo de las clases adineradas; hace parte de la personalidad y de la buena educación.
“Mucha gente piensa que la etiqueta es sofisticación, rigidez, ser postizo”… nada más alejado de la realidad, la clave está en utilizar el “SENTIDO COMÚN”. En las reuniones de negocios, el trato hacia los demás no lo determina el sexo, la importancia o la clase social, lo impone el respeto y la deferencia dada a esa persona en el momento propicio y claro, los conocimientos del negocio.
En síntesis, el comportamiento al hacer Negocios se rigen por el conjunto de formalidades con las personas al momento de llevarlos a cabo, regidas por la buena educación, las convenciones sociales, la ética profesional y las prescripciones oficiales, e insisto, las capacidades y habilidades propias.
Cualquiera de estas reglas es un factor muy importante que puede influir, en el éxito o el fracaso de un trato comercial, de una negociación o de cualquier otro tipo de acuerdo. Las personas que no tienen buenos modales son mal vistas en cualquier reunión o compromiso social. Ser grosero y maleducado, no es sinónimo de ser mejor negociador. TODO LO CONTRARIO.
ANTES DE LA REUNIÓN O CITA DE NEGOCIOS
PLANEAR LA REUNION, preparar la entrevista, estudiar al interlocutor. Si es extranjero: investigar sobre su país. Consultar a Mr. Google. Llevar la “lección” bien aprendida.
ANALIZAR LOS DIFERENTES ESCENARIOS QUE PUEDAN SURGIR y preparar un discurso para cada uno. Plantear un debate de ideas, de la cual extraer ideas provechosas.
SER ABSOLUTAMENTE PUNTUAL, estar siempre a la hora correcta, o antes, en el lugar de la cita. Por ejemplo, 15 minutos antes. Se comunica cortesía, educación, respeto, sinceridad, honestidad y cumplimiento de palabra. Inspira confianza en nosotros.
LA PRESENTACIÓN PERSONAL, vestir correctamente es una señal de respeto con quienes nos vamos a reunir. Elegir ropa discreta. Reunión formal, traje ídem, tanto para los señores como para las damas, con sencillez y sobriedad. INFORMAL, atuendo cómodo sin perder la elegancia. Tratar de saber cómo va a ir el cliente o los clientes, así se presentará usted. Es mejor ir siempre mejor vestido que los demás.
Si camina junto a otras personas no ocupe todo el pasillo. La derecha es el lugar de preferencia. Si van tres personas en paralelo, el del centro cede el paso (en la entrada de una puerta, por ejemplo), primero al de su derecha y luego al de su izquierda.
Las PRESENTACIONES. se hacen de la misma manera que en otros ámbitos sociales: de menos a más. El de menor rango es presentado al de mayor rango.
LA TARJETA SE ENTREGA DESPUÉS DE LA PRESENTACIÓN, luego de tomar asiento y antes de empezar a tratar el o los negocios.
RESPETO. Respetar los turnos para hablar o preguntar. NO hablar todos a la vez. NO gritar o vociferar. NO decir palabras malsonantes o groserías. No se lanzan objetos o se amenaza físicamente (NO llegar a los empujones o agarrones). Respetar a los demás y sus ideas.
BIEN SENTADO. NO cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. NO sostener su cabeza con la mano. Sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; NO inclinado o recostado. NO esconda las manos debajo de la mesa.
GESTOS. NO pasarse el dedo por el cuello de la camisa. NO aflojarse, ni apretarse el nudo de la corbata. No jugar con el bolígrafo, lapicero, clip, etc., MOLESTA. No mover papeles constantemente. No hurgarse la nariz, las orejas… rascarse la cabeza, etc. ES FATAL.
CONCENTRACIÓN, NO mire a todos los que pasan por los lados a su mesa, y trate de no perder el hilo de la conversación, pensando en otros temas que no son propios de la reunión.
EL CELULAR FUERA DE LA VISTA, las reuniones de negocios y el celular no compaginan. Debe permanecer en mute o desconectado. No lo deje sobre la mesa a la vista, dará la impresión de poco interés de su parte. Mucho menos responder e-mails o verificar notificaciones. Concentrarse en el negocio, en la reunión, en su interlocutor.
Estas consideraciones generales intentan ayudar a planificar y realizar una reunión de negocios positiva. Continuaremos ofreciendo recomendaciones útiles.
Por: Luis Emigdio Guerrero Romero